Venstres to representanter i fylkestinget Beate M. Johnsen og Stein Inge Dahn hadde sendt en interpellasjon til fylkesordfører Terje Damman om åpenhet i Interkommunale selskaper (IKS) og aksjeselskaper (AS) som Vest-Agder fylkeskommune er involvert i. Fylkesordfører Damman besvarte i fylkestingets møte nylig interpellasjonen. Nedenfor gjengis fylkesordførerens svar.

Fylkesordførers svar på interpellasjon fra Venstres representanter vedr hvordan åpenhet praktiseres i selskapene fylkeskommunen er delaktig i.

Interpellantene viser til gjeldende eierskapsmelding og som ble enstemmig vedtatt i fylkestinget 12. desember 2017.

Sist fremlagte oversikt over fylkeskommunens aksjer og eierandeler viser at VAF har eierinteresser i 36 selskap, det er her tatt utgangspunkt i fire av de største selskapene, to aksjeselskap (Agder Kollektivtrafikk AS(AKT) og Usus AS) og to interkommunale selskap (Vest-Agder Museet IKS (VAM)  og Kilden Teater og konserthus IKS).  Det har ikke vært kapasitet til å undersøke samtlige, men jeg legger til grunn som et utgangspunkt at samtlige selskap praktiserer gjeldende regelverk rundt åpenhet knyttet til selskapsform for hver enkelt og graden av forretningsmessige forhold som må ivaretaes mht unntak av dokumenter.

Det er i interpellasjonen rettet fire spørsmål som her vil bli besvart for hvert av de fire selskapene. Spørsmålene henger relativt tett sammen og svarene vil således noen ganger overlappe hverandre, dette vil særlig gjelde spørsmål 1 og 4.

1.Hvilke av selskapene fører postjournal?

Det legges til grunn her at det menes offentlig elektronisk postjournal. Når det gjelder arkivering av inngående og utgående post vises det til spørsmål 4.

AKT har offentlig elektronisk postjournal som er tilgjengelig ved henvendelse til AKT. Det vises for øvrig at AKT sender denne ut til de største mediene i området.

Kilden har offentlig elektronisk postjournal tilgjengelig på sine nettsider.
VAM har ikke offentlig elektronisk postjournal.
Usus  har ikke offentlig elektronisk postjournal

2. Hvilke selskap har som hovedregel at styremøter skal gå for åpne dører?

Kilden og VAM praktiserer åpenhet i sin styremøter, dvs. at tilhørere kan være tilstede under møtet, men kan ikke være tilstede hvis saker som er unntatt offentligheten, jf. offentleglova kapittel 3, skal behandles.

AKT har et styrevedtak på at eventuelle henvendelser fra publikum om å være tilstede på styremøter skal vurderes konkret. Det har ikke vært et tema under nåværende styreleder. Generelt praktiserer AKT åpenhet i sin virksomhet og er ofte i kontakt med publikum.

Usus har i utgangspunktet ikke åpne styremøter, men vil foreta en konkret vurdering av en eventuell henvendelse om å være tilstede på styremøtene hvis en slik henvendelse skulle komme.  

3. Hvilke selskaper publiserer innkalling, sakspapirer og protokoller på selskapets nettside? Er informasjonen lett tilgjengelig for offentligheten?

VAM har på sine nettsider lagt ut innkalling til styremøter med tilhørende protokoll, innkalling til representantskapsmøter med tilhørende protokoll, årsmeldinger og pressemeldinger.

AKT legger ut årsrapporter på sine nettsider
Kilden har en link til Kristiansand kommunes nettsider hvor selskapsavtale og årsberetninger ligger.
Usus har kun kontaktinfo på sine nettsider.

4. Hvilke selskaper fører arkiv etter arkivloven m/forskrifter?

Hvorvidt et selvstendig rettssubjekt eid av det offentlige skal regnes som et offentlig organ jf. arkivloven § 2, beror på en konkret vurdering. Av kapasitetshensyn er det er ikke foretatt en lang utredning av dette spørsmålet av alle her, men lagt til grunn det som må antas å være den mest trolige konklusjonen.

AKT, Kilden og VAM må antas å regnes som offentlige organ, jf. arkivloven § 2, og dermed være omfattet av plikten til å ha et arkiv jf. arkivloven § 6. 

Usus vil trolig ikke kunne regnes som et offentlig organ. Det vises til at Usus er et aksjeselskap som er delvis offentlig og delvis private eid, og tjener ulike formål. Usus er likevel som et aksjeselskap omfattet av aksjeloven, og etter dens § 1-6 skal selskapet oppbevare dokumentasjon slik som blant annet stiftelsesdokumenter, generalforsamlingsprotokoller og styreprotokoller.

Som en ser av denne kartleggingen er det noe ulik praksis på det etterspurte i de selskapene som er kontrollert.  Jeg legger til grunn at interpellantene forut for innsendelsen av interpellasjonen selv har gjort visse undersøkelser mht det det spørres om og oppfordrer til å melde inn sine observasjoner i den grad avvik er funnet. 

VAF kan gjennom representantskapsmøtene i de interkommunale selskapene og generalforsamlingene i aksjeselskapene komme med innspill til selskapene når det blant annet gjelder åpenhet og f.eks. innhold på nettsidene til selskapene. Det er videre en mulighet for VAF å ha eiermøter med selskapene der hvor det anses nødvendig.

En annen måte å jevnlig påpeke det konkrete på er gjennom de årlige tildelingsbrevene fra fylkeskommunen.  De fleste av selskapene vi er eiere i mottar årlig tilskudd fra fylkeskommunen og et fast avsnitt i disse kan bidra til å minne om hvilke krav til åpenhet som fremgår av eierskapsmeldingen vår.

Til slutt vises det til at i forbindelse med etableringen av Agder fylkeskommune vil det måtte utarbeides en ny eierskapsmelding for Agder fylkeskommune.

For å bidra til ytterligere åpenhet i de selskap VAF er medeier i vil jeg be fylkesrådmannen sørge for å gjennomgå tildelingsbrevene våre og legge inn formuleringer der som ivaretar eierskapsmeldingens innhold.  Videre ber jeg om at når ny eierskapsmelding for Agder fylkeskommune skal utarbeides legges det inn tydeligere føringer og detaljer mht åpenhet i denne.  På noen av spørsmålsområdene, spesielt spørsmål 4, er det nok også behov for en mer konkret vurdering av hvert enkelt selskap med tanke på hvilket regelverk som gjelder for hver av disse.

av Torkelsen, Jan H., publisert 31. oktober 2018 | Skriv ut siden