Problemstilling

I Vest-Agder står verdifulle deler av vår kulturarv i fare for å gå tapt for alltid dersom det ikke skjer en snarlig opptrapping av arbeidet med bevaring av privatarkiver. Bevaring av privatarkiv dreier seg om å ta vare på viktige kilder til forståelse av vår felles fortid.

På den ene side dreier dette seg om å få ordnet, katalogisert og tilgjengeliggjort det nylig kartlagte materialet som oppbevares ved lokale bevaringsinstitusjoner. I tillegg haster det med å komme i gang med en mer systematisk kartlegging og innsamling av bevaringsverdige privatarkiver som ellers måtte finnes, først og fremst bedrifts- og næringsarkiver i fylket utenfor Kristiansand og nærmeste omegn.

Privatarkiver

Når det gjelder de offentlige arkiver i Vest-Agder, så er en forsvarlig håndtering av disse sikret gjennom både lovverk (jfr. Arkivloven med forskrifter, gjeldende fra 1.1.1999) og etablerte arkivinstitusjoner.

Statsarkivet i Kristiansand, som en del av det statlige Arkivverket, har siden opprettelsen i 1934 hatt ansvar for bl.a. mottak og oppbevaring av statlige arkiver fra begge Agder-fylkene.

Kommunale og fylkeskommunale arkiver blir ivaretatt av samarbeidsordningen Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder. IKAVA, som eies av Vest-Agders 15 primærkommuner og Vest-Agder fylkeskommune, ble opprettet i 1990 og organisert som et interkommunalt selskap fra 2003. Blant IKAVAs mange arbeidsoppgaver er drift av et fellesdepot for eldre fylkeskommunale og kommunale arkiver, et depot som for øvrig er samlokalisert med Statsarkivet i Kristiansand.

Med privatarkiver menes arkivmateriale fra privat virksomhet - bedrifter, organisasjoner og foreninger, institusjoner, enkeltpersoner og ulike typer samlinger. De private arkivene er i praksis ikke omfattet av arkivlovgivningen og er ikke underlagt avleveringsplikt (slik de offentlige arkivene er). En privat arkivskaper eller -eier kan fritt kassere eller makulere sine arkiver etter eget forgodtbefinnende, og publikum som ønsker å bruke et bestemt privat arkivmateriale har ingen sikre holdepunkter for hvor dette oppbevares eller om det i det hele tatt eksisterer. Når det gjelder ettertidas behov for historiske kilder, betyr dette at offentlig virksomhet vil være godt dokumentert, mens dokumentasjon om privat virksomhet vil være underrepresentert.

Helt siden 1935 har Statsarkivet i Kristiansand tatt imot privat arkivmateriale til oppbevaring, basert på frivillige avtaler med eierne av arkivene om avlevering eller deponering. Gjennom bl.a. en stadig voksende privatarkivsamling er statsarkivet etter hvert blitt en helt dominerende aktør på privatarkivfeltet i fylket. Som en naturlig konsekvens av dette ble Statsarkivet i Kristiansand i 2005 formelt utpekt av Riksarkivaren som koordinerende instans for privatarkivarbeidet i Vest-Agder. For utelukkende egne ressurser er institusjonen likevel ikke i stand til å ivareta privatarkivene i hele fylket på en tilfredsstillende måte.

Privatarkivene ved Statsarkivet i Kristiansand kommer i all hovedsak fra Kristiansands-området. Der regner folk statsarkivet som sitt nærarkiv og har derfor funnet det naturlig å levere privatarkivene sine dit. Statsarkivet har få privatarkiv fra de vestlige delene av Vest-Agder.

Eierne av IKAVA har hittil ikke valgt å inkludere privatarkiv blant selskapets arbeidsoppgaver.

BAKGRUNN FOR SAKEN

Arkivkartlegginga i Vest-Agder 2005

ABM-utvikling, Statens senter for arkiv, bibliotek og museum, tok i 2004 initiativ til en landsomfattende kartlegging av lokalt og regionalt arkivmateriale/samlinger ved såkalte bevaringsinstitusjoner, det vil si arkivinstitusjoner, museer, bibliotek, historielag, kommuner m.fl. Kartlegginga var forankret i mandat fra Kulturdepartementet og hadde som hovedmål å samle inn grunnlagsmateriale til en statusrapport om bevarings- og formidlingssituasjonen for lokalt og regionalt arkivmateriale/samlinger. Prosjektet er ennå ikke avsluttet for hele landet, og foreløpig foreligger ingen samlet statusrapport.

I Vest-Agder ble det satt av to månedsverk til en prosjektmedarbeider, med delt finansiering mellom ABM-utvikling og fylkeskommunen. Kartlegginga ble her sluttført sommeren 2005, og Vest-Agder oversendte sin sluttrapport 25. juli 2005 til ABM-utvikling.

Kartleggingsprosjektet har gitt en grov oversikt over hva som finnes av bevarte privatarkiver og fotosamlinger i Vest-Agder samt hvor og hvordan materialet oppbevares. I utgangspunktet ble 94 potensielle bevaringsinstitusjoner kontaktet. De fleste av disse opplyste at de hadde verken privatarkiver eller fotosamlinger, og oversikten omfatter derfor bare 33 institusjoner som ble besøkt for nærmere kartlegging. Tabellen nedenfor viser omtrentlige tall for privatarkiver i hyllemeter (hm) og antall fotos ved de ulike typer institusjoner i Vest-Agder. (Innhentet tallmateriale for lydfestinger og film er så lite og usikkert at det ikke er tatt med i tabellen.)

Type institusjon

Antall institusjoner

Privatarkiv (ca. hm)

Fotos (ca. antall)

Statsarkivet i Kristiansand

1

1.500

10.000

Lokalhistoriske samlinger

1

40

3.500

Kommunale arkivmagasiner med privatarkiver

9

42

10.200

Museer

14

66

241.400

Biblioteker

4

8,5

7.200

Historielag

4

128,5*)

5.100

Totalt

33

1.785

277.400

dvs. ca. 280.000

*) Ett av de fire historielagene (Hunsfos fabrikkers historielag) står alene for ca. 120 hm privatarkiv og ca. 1.000 fotos.

Tabellen viser for det første at ca. 85 prosent av det bevarte privatarkivmaterialet i fylket oppbevares ved Statsarkivet i Kristiansand, mens de øvrige 32 aktører bare står for 15 prosent til sammen. De 14 museene er dominerende når det gjelder fotografisk materiale, med totalt ca. 87 prosent av antall fotos. Det må understrekes at kartleggingsprosjektet bare omfatter privatarkiver og fotos som på en eller annen måte er tatt hånd om og sikret på et minimumsnivå. Ute hos private arkivskapere og -eiere finnes utvilsomt bevaringsverdige arkiver av et betraktelig større omfang, og uten en videre oppsporing, kartlegging og innsamling, vil dette materialet være svært utsatt for å gå tapt for alltid.

Undersøkelsen viste at det hovedsakelig er privatarkiver fra organisasjoner og foreninger som finnes ved bevaringsinstitusjonene, mens det finnes få arkiver fra bedrifter og næringsliv. Arkivene er gjennomgående svært små, ofte helt ned i størrelsen 0,05-0,10 hyllemeter, og i mange tilfeller er det bare fragmenter eller deler av arkiver som er blitt tatt vare på.

Bortsett fra ved Statsarkivet i Kristiansand, er mottak og oppbevaring av privat arkivmateriale preget av små ressurser og manglende rutiner. Det er ikke vanlig å inngå klare avtaler med arkiveier om materialets oppbevaring og bruk, og bare sjelden blir materialet skikkelig ordnet og katalogisert etter mottak. Mye av arkivmaterialet er stuet bort i kartonger, pakker, plastposer og annen midlertidig emballasje, og i praksis er mye av materialet helt utilgjengelig for bruk av et større publikum. Ved de fleste institusjonene som var med i undersøkelsen er det et stort behov for veiledning i arkivarbeid og praktisk hjelp til å skape systemer og rutiner for mottak, oppbevaring og tilgjengeliggjøring.

Når det gjelder fotosamlingene, har kartleggingsprosjektet tydeliggjort behovet for å organisere og tilføre ekspertise til fotobevaringsarbeidet i Vest-Agder. Flere fotoinnsamlings-, registrerings- og digitaliseringsprosjekter pågår rundt om i fylket, og det er stor interesse for å få orden i gamle bildesamlinger. Bildearkivene er bygd opp på mange forskjellige måter, og ulike dataprogrammer er brukt. Utenom rene papirlister er Word, Excel og WinRegimus de vanligste programmene. Vest-Agder fylkeskommune er i gang med å digitalisere egen samling og bruker FotoStation som programvare. Det hersker flere steder usikkerhet omkring spørsmål om f.eks. opphavsrett, digitalisering av bilder, valg av programvare, hvor man kan få hjelp og hvordan opplysninger kan samles og formidles mer regionalt. Det finnes altså mange småprosjekter og stor vilje til å arbeide med materialet, men ingen koordinerende, faglig ansvarsinstitusjon. Det vil bli lagt fram en egen sak om fotobevaring for utvalget i løpet av 2007.

SAKSOPPLYSNINGER

Sikring, bevaring og formidling av immaterielle kulturminner

På samme måte som museene kan sies å ta vare på den materielle delen av hukommelsen, skal arkivinstitusjonene ha ansvar for den immaterielle delen av vår felles hukommelse og arv. Med immaterielle kulturminner menes f.eks. arkivalia som papirdokumenter, foto, film, video, lydbånd, tradisjonsmateriale om språk, stedsnavn, livsminner, muntlig tradisjon, sang og musikk, håndverksteknikker m.m. Et overordnet mål for Vest-Agder fylkeskommune i forvaltningen av privatarkiv og fotobevaring er å sikre, bevare og formidle denne delen av kulturarven og historien.

Avtale om rollefordeling i privatarkivarbeidet

Statsarkivet i Kristiansand har spilt en stor og viktig rolle for bevaring og sikring av privat arkivmateriale. Det har allikevel vært begrenset hva statsarkivet har vært i stand til å påta seg av oppgaver innenfor privatarkivfeltet på grunn av for få ressurser. Vest-Agder fylkeskommune har inngått en samarbeidsavtale med statsarkivet om rollefordeling i det videre privatarkivarbeidet (NSM-sak 33/2006).

I avtalen påtar statsarkivet seg et faglig ansvar for privatarkivarbeidet i Vest-Agder. Det innebærer at statsarkivet vil være et fylkeskoordinerende organ med ”overordnet ansvar for at bevaringsverdige private arkiver i fylket blir samlet inn, ordnet og katalogisert, oppbevart forsvarlig og gjort tilgjengelig for bruk.” Konkret tar statsarkivet ansvar for følgende arbeidsoppgaver:

a) ta imot og oppbevare privatarkiver i statsarkivets magasiner samt ordne, katalogisere og tilgjengeliggjøre disse arkivene for publikums bruk,

b) veilede private arkivskapere/ arkiveiere om bevaring av privatarkiv,

c) veilede og lære opp andre aktører i fylket som vil oppbevare og tilgjengeliggjøre privatarkiv i henhold til Riksarkivarens retningslinjer,

d) motta standardiserte katalogopplysninger om privatarkiv som oppbevares ved depotinstitusjoner i Vest-Agder, dataregistrere disse opplysningene og sende dette inn til nasjonal samkatalog for privatarkiv.

Etter avtalen blir Vest-Agder fylkeskommune ved Regionalavdelingen tildelt en rolle som bindeledd og kontaktformidler mellom Statsarkivet i Kristiansand og andre aktører i Vest-Agder som arbeider med bevaring av privatarkiver. Fylkeskommunen skal også ha et økonomisk ansvar ved å:

a) finansiere opplæringstiltak som statsarkivet utfører overfor lokale aktører og depotinstitusjoner i Vest-Agder som vil arbeide med privatarkiv,

b) gi økonomiske tilskudd til depotinstitusjoner i Vest-Agder som arbeider seriøst med privatarkiv.

Det synes som om hovedstrukturen på arbeidet med papirarkiver i fylket er funnet gjennom statsarkivets faglige ansvar og fylkeskommunens ansvar som kontaktformidler og økonomisk bidragsyter.

Vest-Agder-museet IKS, ble opprettet 27/9-2005. Mange av bevaringsinstitusjonene er museer (14). Det er naturlig at også Vest-Agder-museet bistår fylkeskommunen i arbeidet med intern opplysning og kontakt med statsarkivet. I tillegg til at museene kan være lokale støttespillere, er også IKAVA en potensiell aktør i privatarkivarbeidet dersom eierne (dvs. kommunene og fylkeskommunen) ønsker å bruke selskapet på dette området.

VURDERINGER

Forslag til organisering i Vest-Agder

Organisering

Vi foreslår at en bygger videre på den inngåtte samarbeidsavtalen med Statsarkivet i Kristiansand for å sikre at viktige privatarkiv i Vest-Agder blir tatt vare på for framtida.

Arbeidsområder

1. Statsarkivet i Kristiansand skal ha et overordnet faglig ansvar for privatarkivarbeidet i Vest-Agder.

2. Statsarkivet i Kristiansand skal som før kunne motta, ordne og oppbevare privatarkiv. Der forholdene ligger til rette, bør privat arkivmateriale også kunne oppbevares og tilgjengeliggjøres lokalt andre steder i fylket.

3. Statsarkivet i Kristiansand skal yte opplæring og veiledning overfor museer, historielag og andre aktører som arbeider seriøst med vern av privatarkiver.

4. Statsarkivet i Kristiansand skal drive en aktiv formidlingspolitikk og gjøre privatarkiv tilgjengelig for flest mulig brukere ved at deler av materialet legges ut på Internett.

5. Statsarkivet i Kristiansand og Agder Folkemusikkarkiv skal kunne oppbevare lydsamlinger, både originalmateriale og kopier, som er relevant for Vest-Agder.

Videre strategi

Vest-Agder fylkeskommune har som mål å følge opp samarbeidsavtalen med Statsarkivet i Kristiansand om privatarkivarbeidet i Vest-Agder og gjerne utvide samarbeidsavtalen. I den forbindelse bør det avsettes ressurser for å følge opp det som kartleggingsrapporten fra 2005 konkluderte med. Samtidig er det behov for en strategi for mer systematisk og planmessig kartlegging, innsamling og sikring av private arkiver som ikke allerede er tatt hånd om.

I tillegg bør det avsettes ressurser til fotobevaringsarbeid i Vest-Agder.

Kostnader

Privatarkiv

Depotordningen for privatarkiv vil ikke medføre økte utgifter for fylkeskommunen foreløpig. Statsarkivet har fortsatt kapasitet til å ta i mot privatarkivmateriale fra Vest-Agder.

Ettersom det meste av privatarkivsamlingen på Statsarkivet i Kristiansand stammer fra Kristiansandsområdet (jfr. kartleggingsprosjektet), er det primært behov for å heve nivået på privatarkivarbeidet i de øvrige delene av Vest-Agder. Dette kan gjøres ved å:

  • lære opp personale ved museer i Vest-Agder (eventuelt også biblioteker) der det er interesse for og vilje til å ordne, katalogisere og tilgjengeliggjøre privatarkiv,
  • hente uordnede privatarkiv fra museer i Vest-Agder (eventuelt også biblioteker) for ordning og katalogisering på Statsarkivet i Kristiansand. Etter utført arbeid kan privatarkivene returneres til vedkommende museum eller bibliotek for å bli gjort tilgjengelig for publikum der,
  • ordne og katalogisere privatarkiv som blir avlevert eller deponert på statsarkivet fra andre deler av Vest-Agder enn Kristiansandsområdet.

Til dette trengs det en 50% stilling som arkivar.

I tillegg er det et behov for en 50 % stilling som arkivar for å foreta videre kartlegging av det private arkivmaterialet i Vest-Agder som pr. i dag ikke er tatt hånd om på en forsvarlig måte. Et prioritert arbeidsområde bør være bedrifts- og næringsarkiv i vestre del av fylket.

Utgiftene til hver av de to halve stillingene pr år vil være kr 320 000,- inkl. lønn, sosiale utgifter og driftsmidler, eller kr 640 000,- pr år.

Statsarkivet i Kristiansand er interessert i og har sagt seg enig i en slik løsning.

Vi mener det er et reelt behov for en hel stilling, men kan ikke innenfor rammen av budsjettet for 2008 prioritere mer enn ressurser til en 50 % stilling. Det vil si at vi anbefaler at vi oppretter et prosjekt i 3 år foreløpig i en 50 % stilling hvor Statsarkivet i Kristiansand er arbeidsgiver og har det faglige ansvaret for gjennomføringen av prosjektet.

Det vil bli foretatt en evaluering av prosjektet mot slutten av prosjektperioden som legges fram for NSM-utvalget til orientering med anbefalinger og konklusjoner fra prosjektperioden.

av admin, publisert 10. desember 2007 | Skriv ut siden

Siste fra Politikk

  • KS Medaljører 2019
    av jto, 25.06.19

    Fire politikerveteraner hedret

    Les mer
  • Klubbe
    av jto, 18.06.19

    Alle fylkeskommuner skal ha råd for ungdom, eldre og personer med funksjonsnedsettelse

    Les mer
  • FT-web 0619
    av jto, 14.06.19

    Følg fylkestingets junimøte direkte på web-TV

    Les mer